Toutes les infos à savoir sur le SFM8 Tour d’Anvers

Merci de bien vouloir lire attentivement cet article, beaucoup de réponses à vos questions y seront inscrites.

📍Adresse de l’événement :
Antwerp Expo
Jan van Rijswijcklaan 191, 2020 Anvers, Belgique

Se rendre à l’événement : 

🚌 TRAM / BUS
Tram 2 (Merksem-Hoboken)
Tram 6 (Luchtbal-Olympiade)
Bus 17 (Rijnkaai-UZA Wilrijk) 
Bus 22 (Groenplaats-UZA Wilrijk) 

🚲VELO
Louez un vélo de ville chez Velo Antwerp. Il y a un parking juste devant la porte de Antwerp Expo. Ou venez avec votre propre vélo.

🚗PARKING
Le stationnement est gratuit le long de la Vogelzanglaan. Pendant les événements, vous avez également la possibilité de vous garer moyennant des frais sur le parking visiteurs, où vous trouverez 6 points de recharge pour les voitures électriques. Utilisateur de fauteuil roulant ? Des places sont réservées à l’entrée 1 et 2.

🕦 Ouverture des portes pour la remise de pass : 8h30

🎟️ LA REMISE DE PASS 🎟️

La remise de pass est un passage obligatoire pour accéder à l’événement. Elle commencera à partir de 8h30 et restera ouverte toute la journée, vous permettant d’arriver à l’heure que vous souhaitez selon vos extras et les activités auxquelles vous souhaitez participer. Toutefois, nous vous recommandons d’arriver 30 min avant le début de vos extras.

Afin que la remise de pass soit la plus rapide et fluide possible, merci de préparer le ticket de votre pass avec le QR code visible (en version imprimée de préférence), ainsi que votre pièce d’identité. A cette étape, inutile de sortir vos extras. 

En cas de faux document, vous serez immédiatement renvoyé de la convention. 

⚠️ Attention ⚠️ Si vous êtes mineur.e, même accompagné.e de votre responsable légal.e ou d’un.e adulte, vous devez également nous remettre l’autorisation parentale officielle de People Convention complétée par votre responsable légal.e ainsi qu’une copie de sa pièce d’identité.

SANS CES DOCUMENTS : L’accès à la convention vous sera refusé, sans remboursement possible. De plus, nous n’acceptons pas les autorisations parentales sur papier libre/ou autre que celles de People Conventions.

Les parents sans pass pourront accompagner leur enfant jusqu’à la remise de bracelet, mais une fois terminée, il leur sera demandé de quitter les lieux.

Les parents, avec pass, accompagnant un enfant de moins de 12 ans devront présenter une pièce d’identité de l’enfant pour pouvoir les accompagner aux extras. 

Pour rappel : La possession d’un pass est OBLIGATOIRE. Sans pass vous ne pouvez pas accéder à l’événement. Avoir un ticket pour un extra (autographe, photo’op, selfie ou Meet & Greet) ne vous donne pas accès à l’événement. Sans pass, votre ticket extra est inutilisable et non remboursable.

Lors de votre passage à la remise de pass, un bracelet correspondant à la catégorie de votre pass vous sera apposé. Ce bracelet vous permet d’entrer et sortir de l’événement librement. Les détenteurs d’un pass PRIME GOLD, PRIME SILVER et PRIME BRONZE auront leur emplacement en salle panel noté sur le bracelet. Pour rappel, les détenteurs d’un pass GENERAL ACCESS n’ont pas accès à la salle panel.  

Attention, vous ne pouvez pas récupérer le bracelet de quelqu’un qui n’est pas physiquement présent avec vous. Des contrôles d’identité seront régulièrement effectués, même lors de votre passage aux extras. 

Durant l’événement vous devrez porter en permanence vos bracelets. Aucun double ne sera donné en cas de perte, d’oubli ou de casse/déchirure. Vous en aurez besoin pour tout accès à l’événement. Si votre bracelet d’accès est endommagé, nous nous réservons le droit de vous refuser l’entrée.

Nous rappelons que la mise en ligne, la revente ou l’échange d’extras est interdit.

Si votre ticket, quel qu’il soit : pass ou extra apparaît comme “déjà scanné” au moment de votre passage nous ne pouvons malheureusement rien faire, vos tickets sont sous votre responsabilité, si vous les avez postés ou dupliqués et qu’un double a été utilisé ce n’est pas de notre responsabilité. 

🗓️ LE PLANNING 🗓️

Voici le planning complet de l’événement. Veuillez prendre en compte que le planning est indiqué à titre informatif et que des modifications peuvent être apportées à tout moment, même lors de l’événement.

Des appels micro (hall 1) et écrans (salle panel) seront réalisés tout au long de la journée pour vous tenir informé.es à chaque début des extras. Plusieurs appels écrans seront effectués dans la salle de panel, il est donc inutile d’attendre devant les salles d’extras s’il n’y a pas eu d’appel pour votre extra. Vous devez donc obligatoirement suivre les appels écrans pour ne pas rater vos différents extras/activités. Attention également à bien respecter votre session. 

Un compte X (anciennement Twitter) (@PEOPLECONLIVE) sera dédié à l’événement. Il diffusera les informations générales sur l’événement ainsi que les différents appels pour les extras/activités. Nous vous conseillons fortement de suivre le compte pour ne pas rater vos différents extras/activités. 

Si vous avez plusieurs photos à faire sur le même créneau, vous pourrez les faire à la suite. Si vous ratez votre extra malgré les nombreux appels, nous ne pourrons être tenus responsables, il n’y a aucune session de rattrapage, votre billet sera donc perdu et non remboursable. 

⚠️ Pour des raisons de sécurité, nos agents seront chargés d’évacuer les couloirs. Merci de vous diriger vers la salle de panel ou le hall de l’espace convention (stands et animations) dès que vos extras sont terminés ⚠️

🎫 Pour le respect du planning, sachez qu’une quantité très limitée d’extras sera disponible en vente sur place. Ce qui est sold out sur la billetterie sera également sold out sur place. La billetterie en ligne restera également accessible tout le long de l’événement. 

⚠️ Veuillez noter que nos TPE (machines à CB) peuvent parfois mal fonctionner en raison de la connexion WIFI instable. Nous vous conseillons donc de préparer de l’espèce pour vos potentiels achats sur place en cas de soucis. 

❌ OBJETS INTERDITS ❌ 

Afin de garantir la sécurité de tous.tes, nous avons mis en place une liste d’objets qui ne seront pas admis lors de l’événement. Merci d’en prendre connaissance afin que l’accès ne vous soit pas refusé le jour J. 

Par ailleurs, nous ne pouvons malheureusement pas vous proposer de vestiaires sur l’événement. Nous vous conseillons de prendre vos dispositions, notamment pour vos valises, en amont de l’événement. 

🎤 SALLE PANELS ET ANIMATIONS 🎤

Le placement dans la salle est nominatif pour toutes les activités et les panels de la journée. Votre numéro de place est indiqué sur votre billet. Merci de vérifier si celui-ci est correct. Si vous ne le trouvez pas, veuillez télécharger à nouveau votre billet. 

Nous vous conseillons vivement de participer aux jeux et quizz proposés dans la salle, ils vous permettront de gagner des lots et même des extras ! Cet espace est libre d’accès pour toutes les personnes détentrices d’un pass PRIME GOLD, PRIME SILVER et PRIME BRONZE toute la journée. Il vous suffira de présenter votre bracelet à notre équipe de staff à l’entrée de la salle. 

PANEL

Le panel est un moment de questions/réponses entre participant.es et guests, vous êtes donc invité.es à poser des questions. Ce n’est pas un moment pour une déclaration ou un discours, préférez le moment des autographes pour cela.

Avant chaque panel, nous demanderons aux personnes souhaitant poser une question de lever la main, notre staff se chargera alors de remettre des « tickets question » au hasard dans la salle. Nous ne pouvons pas garantir que toutes les personnes sélectionnées auront le temps de poser leur question. 

Les questions seront filtrées par un membre de notre équipe.

Nous rappelons que, pour des raisons contractuelles, il est strictement interdit de filmer les cérémonies d’ouverture, fermeture et les panels. Les photos, sans flash, sont autorisées. 

🍔 RESTAURATION* 🍔

Un espace restauration est accessible dans le hall 1 de l’espace convention. Vous y trouverez pizzas, pâtes, pitas ou croques. 

* vos repas et boissons ne sont pas inclus dans vos pass. 

📷 PHOTO’OP 📷

Pensez à des poses simples. Évitez les accessoires. Si vous souhaitez montrer aux guests une pose que vous aimeriez réaliser, pensez à l’imprimer. Nous ne pouvons pas être tenus pour responsables si la pose que vous aviez choisie n’est pas réalisable. Les poses autorisées seront au choix du/de la guest et de son agent.

Si vous avez plusieurs photos avec le/la même guest, le même jour, pensez à vos différentes poses à l’avance. 

Si vous « n’aimez pas votre tête » sur la photo, ce ne sera malheureusement pas un motif pour la refaire. Seules les photos ratées (yeux fermés, reflet dans les lunettes etc) sont acceptables.

Les portables sont strictement interdits durant les extras avec les guests, vous devrez les laisser dans votre sac ou le confier à un proche. Pas de téléphone sur vous, ni dans vos poches, vous encourez un renvoi de l’événement ferme et définitif, sans remboursement et l’impossibilité de faire vos autres potentiels extras si vous ne respectez pas cette règle.

Impression photos

L’impression des photos sur cet événement se fera en instantané. Vous la récupérerez immédiatement avant de sortir du studio !

La version numérique HD sera également disponible directement à l’achat via le QR code inscrit sur votre pochette photo ! 

Les enfants de moins de 12 ans sont autorisés à avoir un accompagnateur adulte (qui ne posera pas sur la photo) sur présentation d’une carte d’identité de l’enfant.

Réimpression de vos photos en grand format

Afin de garantir l’impression en direct sur nos événements, les photos sont désormais imprimées en format A5 et vous sont délivrées dans une pochette. Comme nous savons que beaucoup d’entre vous veulent garder un souvenir de cette rencontre, un imprimeur sera présent afin de vous imprimer en direct la photo en plus grand format (A4). L’imprimeur étant un prestataire à part entière, vous devrez vous procurer vos photos digitales avant de pouvoir les faire réimprimer.

✍️ AUTOGRAPHES ✍️

Si vous voulez que votre autographe soit dédicacé à votre nom, pensez à préparer un post-it ou un papier avec écrit en gros et lisiblement votre prénom avant d’arriver devant le/la guest. 

Certain.es guests peuvent ne pas “personnaliser” les autographes, et malheureusement même si ce n’est pas notre souhait, nous ne pouvons pas les y obliger.

📸 Des supports autographes approuvés par les agents seront disponibles au prix de 5€ l’unité au stand des extras.  Nous rappelons qu’ils seront disponibles UNIQUEMENT au stand extra et pas à la table des autographes directement. Tout autre support pourra être refusé par les acteurs ou les agents.

Les portables sont strictement interdits durant les extras avec les acteurs, vous devrez les laisser dans votre sac ou le confier à un proche. Pas de téléphone sur vous, ni dans vos poches, vous encourez un renvoi de l’événement ferme et définitif, sans remboursement et l’impossibilité de faire vos autres potentiels extras si vous ne respectez pas cette règle.

Cadeaux

Vous pouvez remettre des cadeaux aux acteurs au moment des autographes uniquement.

AUTRES ACTIVITÉS

En plus des extras habituels et des stands, plusieurs autres activités sont réalisables sur l’événement : atelier fanbook, décors, maquillage… Ainsi que le concours cosplay dans la salle panel ! 👑

Fanbook

Le fanbook est un livre où vous pouvez écrire votre message aux guests, partager une photo, un projet etc avec eux, n’hésitez pas à ramener des éléments personnels tels que des photos, des gommettes, ou tout ce que vous souhaitez pour illustrer votre message. 

Ils seront remis aux acteurs à la fin de l’événement.

📹 VIDÉOS 📹

Nous rappelons qu’il est strictement interdit de filmer, que ce soit les panels, photo’ops, autographes, selfies, meet & greet ou dans les couloirs. Il est aussi interdit de prendre en photos des acteurs s’ils ne sont pas sur scène. Il n’y aura pas d’avertissement, si vous êtes pris en train de filmer : vous serez immédiatement renvoyé de l’événement sans remboursement possible. Ces mesures ont pour but de faire respecter le droit à l’image des acteurs.

AUTRES INFORMATIONS

🎬  Le DVD complet de la convention sera également disponible en prévente sur place à la boutique extras et sera envoyé par courrier une fois la production terminée. Nous rappelons que les ventes de DVD sur place sont des préventes. Nous ne sommes donc pas en mesure de donner une date de sortie précise avant la validation complète dudit DVD.

🎁 Une tombola aura également lieu, cette dernière vous permettra de peut-être remporter des extras. Rendez-vous au stand extras pour vous procurer un ou plusieurs tickets et tentez votre chance !

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Nous entamons maintenant les derniers jours de préparatifs, nous avons donc énormément de travail, et espérons que vous comprendrez que nous serons beaucoup moins disponibles que ce soit sur les réseaux sociaux ou par email.

Si vous avez d’autres questions, vous trouverez beaucoup de réponses dans la rubrique Visite Guidée ou dans notre FAQ.

 A très vite pour cette deuxième étape du SFM8 Tour ✨