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Salons et Fanmeets FAQ

Un salon, un fan-meet, c’est quoi ?

Un salon est un événement ouvert au public, se déroulant généralement sur un week-end de deux jours. Un fanmeet se déroule sur un ou deux jours.
Ces événements portent sur un thème : une série télé, un film, une saga…

Les participant·es pourront rencontrer leurs stars préférées, assister à des panels de questions/réponses, participer à des séances de dédicaces, et même être pris·es en photo par un·e professionnel·le en posant avec leur acteur ou leur actrice préféré·e. Il est également possible de faire la connaissance d’artistes, créateur·rices, illustrateur·rices, auteur·rices et autres intervenant·es toujours en accord avec le thème de l’événement. Notez qu’il y a moins d’invité·es sur un fanmeet que sur un salon.

Préparer votre venue

Comment participer ?

Pour participer il est impératif d’avoir acheté à l’avance son Pass sur notre billetterie en ligne ou par virement en envoyant un e-mail à contact@people-conv.com. La seule billetterie officielle est celle hébergée sur le site de notre partenaire Cityvent.

Si le salon n’affiche pas complet, il est possible d’acheter son Pass d’accès directement sur place (dans la limite des stocks disponibles).

Attention le Pass n’est ni échangeable, ni modifiable, ni remboursable sauf en cas d’annulation de l’événement de notre part. Nous rappelons que revendre son Pass est illégal, et nous nous réservons le droit d’annuler le Pass concerné en cas de souci.

Vous devrez, avant l’événement, IMPRIMER toutes vos preuves d’achats. C’est impératif afin de récupérer votre Pass définitif.

Qui sont les guests et quand allez-vous les annoncer ?

Nous annonçons progressivement les invité·es, dès que nous recevons les contrats signés. Nous ne pouvons dévoiler les noms des acteurs ou des actrices avec qui nous sommes en contact avant la signature de ces contrats pour des questions de confidentialité. Pour suivre les annonces, suivez-nous sur Facebook, Twitter et Instagram !

Quels sont les différents types de pass ?

Le prix des pass n’est pas fixe et varie selon les salons/fan-meets et les frais qu’ils engendrent.

Sur les salons, vous retrouvez en général ces différents pass (par ordre croissant) :

  • Le Pass d’entrée classique
  • Le Pass d’entrée intermédiaire
  • Le Pass d’entrée supérieur
  • Le Pass VIP

Pour toutes les informations concernant les différents pass et ce qu’ils contiennent, rendez-vous sur la page de l’événement qui vous fait envie.

Sur les fanmeets, vous retrouvez en général ces deux différents pass :

  • Le Pass General
  • Le Pass Prime

Les noms des Pass et leur contenu sont sujet à changements selon l’événement.

Dans chaque Pass sera inclus l’accès aux activités et aux panels (moments de questions-réponses entre les participant·es et les guests), l’accès aux stands de produits dérivés et boutiques professionnelles présentes, l’accès aux conférences des artistes, auteur·rices et/ou intervenant·es présent·es, mais aussi l’accès à des shows exclusifs en accord avec le thème du salon.

Extra guest ? Guest inclus ? Bonus Guest ? Kézako ?

Guests inclus·es

Il s’agit d’un acteur ou d’une actrice dont les extras (photos et autographes uniquement) sont inclus dans les pass intermédiaires et supérieurs (CF : les descriptions de pass sur les pages des salons à venir). Ils sont également disponibles à l’achat en supplément.

Extras guests

Ce sont des acteurs ou actrices supplémentaires qui ne sont pas compris·es dans les pass mais dont les extras sont disponibles en supplément.

Bonus guests

Ces guests sont des invité·es totalement imprévu·es, qui correspondent ou ne correspondent pas au thème du salon. Nous avons toutefois pris la décision de saisir l’opportunité afin que vous puissiez les rencontrer. Les Bonus Guest ne sont donc inclus dans aucun Pass.

À noter : Ces termes ne concernent que les salons. En fan-meet, les guests ne sont jamais inclus·es dans les pass d’entrée.

Les extras, qu’est-ce que c’est ?

Pour accéder aux Extras, vous devez impérativement avoir acheté un Pass. Les différents types d’extras sont :

  • Les autographes
  • Les photo’op
  • Les meeting-room
  • La private session
  • L’apéritif
  • La soirée
  • Le karaoké
  • Le concert

A noter : sur les fan-meets, seuls les autographes, les photo’op et les meeting-room sont possibles la plupart du temps.

D’autres extras exceptionnels peuvent être ajoutés en fonction des salons. Rendez-vous sur notre visite guidée pour en savoir plus.

Toute prise de photos personnelles est strictement interdite durant les extras ici présentés (exception faite de la Private Session), sous peine de se faire bannir du salon ou du fan-meet.

Les preuves d’achat de vos extras doivent impérativement être IMPRIMÉES. Le QR code doit obligatoirement être parfaitement lisible.

J’ai pris un pass incluant un extra avec un ou une guest. Quand et comment dois-je indiquer mon choix ?

Lorsque la guest-list est clôturée, nous envoyons à tou·tes les participant·es ayant acheté ce type de pass un e-mail vous demandant de faire votre choix. Les e-mails sont envoyés par ordre d’achat et nous avons pour chaque guest un quota de photo réservé à ce type de pass. Aussi, il se peut que si votre date d’achat est tardive certain·es guests soient indisponibles car le quota est atteint. Les extras guests et les bonus guests ne peuvent être choisi·es dans ce type de pass.

Mon invité·e préféré·e a annulé sa venue, que faire ?

Cela peut malheureusement arriver, car l’acteur ou l’actrice peut avoir des obligations professionnelles de dernière minute. C’est indépendant de notre volonté, le pass ne pourra vous être remboursé, mais nous tacherons de remplacer le ou la guest par un·e autre invité·e d’importance équivalente si les conditions nous le permettent.

Puis-je acheter plusieurs Pass ?

Oui, à condition que les noms et prénoms des participant·es nous soient renseignés dès l’achat des Pass. Chaque personne doit avoir un pass à son nom. Les pass ne sont pas transférables entre participants en cas d’impossibilité de se rendre à l’événement.

Quand la billetterie ferme-t-elle ?

La billetterie fermera ses porte le vendredi précédant l’événement à 23H59.

J’aimerais être placé·e avec mon ami·e, est-ce faisable ?

Si vos Pass ont été achetés dans la même commande et que vous avez le même type de Pass, pas de souci, vous serez placé·es ensemble automatiquement.

Si vous achetez votre Pass séparément, rapprochez vos deux achats le plus possible et prévenez-nous dans les 24 heures. Passé ce délai, les places vous seront déjà attribuées. De plus, vous devez avoir le même type de Pass pour être placé·es ensemble.

Puis-je venir au salon si je suis mineur·e ?

Vous pouvez venir en étant mineur·e, toutefois, vous devrez vous présenter à la remise de Pass avec une autorisation parentale ainsi qu’une copie de la pièce d’identité de la personne l’ayant remplie. Seul·e un·e parent ou un·e responsable légal·e peut remplir ce document. Les mineur·es de moins de 12 ans doivent être accompagné·es d’un adulte.

Attention : seule l’autorisation parentale sur papier officiel People Convention sera acceptée. Vous pouvez la trouver ici.

Le pass d’entrée est gratuit jusqu’à 8 ans sous réserve que l’enfant s’assoit sur les genoux du parent.
Pour plus d’informations, adressez-nous un mail à contact@people-conv.com.

A noter : Nous ne proposons pas de tarifs pour les parents accompagnant leurs enfants à l’événement.

Proposez-vous des aménagements particuliers pour les personnes à mobilité réduite ?

Nous avons à cœur que chaque participant·e puisse profiter pleinement de l’événement. Pour vous assurer une expérience optimale, contactez-nous au plus vite après l’achat de votre pass pour nous expliquer vos besoins (contact@people-conv.com). Un placement privilégié vous sera attribué, ainsi qu’un accès rapide aux extras (photo’op, autographes…) pour limiter votre temps d’attente.

Une personne du staff est également chargée tout au long de l’événement de vous assister en cas de besoin.

Où puis-je trouver le planning de l’événement ?

Il vous est remis à votre arrivée le jour J ! Tout au long du salon, le déroulé des activités est affiché dans la grande salle, sur les écrans, afin de vous tenir informé·es en temps réel.

Je suis créateur·rice, illustrateur·rice, auteur·ice, puis-je louer un stand lors d’un de vos salons ?

Bien entendu ! Nous vous invitons pour cela à nous contacter à l’adresse contact@people-conv.com pour nous présenter votre activité. A noter que nous possédons un nombre d’emplacements limité et effectuons donc une sélection parmi les candidatures.

Le jour J

Où ont lieu vos événements ?

Pour savoir où se déroule un de nos événements, nous vous invitons à vous rendre sur la page descriptive de l’événement qui vous intéresse sur notre site.

Y-a-il un vestiaire sur place pour déposer mon manteau et/ou ma valise ?

Nous ne proposons en général pas de service vestiaire sur place, aussi nous vous recommandons de ne pas venir trop chargé·es. Vous pouvez bien entendu laisser votre manteau sur votre siège, mais nous ne pourrons être tenus responsables de toute perte ou vol d’effets personnels.

De plus, dans le cadre du plan vigipirate, la majorité des lieux dans lesquels nos événements ont lieu n’autorisent pas les participant-e-s à rentrer avec des valises. Nous vous invitons donc, dans la mesure du possible, à les stocker dans un service de bagagerie, dans votre chambre d’hôtel ou votre véhicule pendant la durée de l’événement.

Comment récupérer mon Pass et mes extras ?

Nous organisons une remise de Pass la veille au soir et le matin même de l’événement. Une permanence est également mise en place à la boutique extra tout au long de l’événement.

Pour récupérer votre Pass d’entrée, vous devrez avoir imprimé votre preuve d’achat envoyée par notre partenaire Cityvent. Il est impératif que cette preuve d’achat soit imprimée et de façon à ce que le QR Code soit lisible. Nous garderons votre preuve d’achat après l’avoir scannée et, nous vous donnerons, en échange, votre pass définitif ainsi qu’un bracelet qu’il ne faudra surtout pas perdre. Nous vous ferons ensuite signer notre fiche d’émargement pour preuve que vous avez bien récupéré votre entrée. Attention, une fois ce document signé, vous ne pourrez plus faire de réclamation ! Si votre Pass comprend une place numérotée, celle-ci sera précisée sur ledit bracelet directement. Notre staff vous aidera à trouver votre siège dans la Grande Salle.

A noter : Vous ne pouvez pas récupérer le pass de quelqu’un d’autre, les pass sont nominatifs !

Pour les extras, gardez précieusement votre preuve d’achat IMPRIMÉE jusqu’à l’entrée de la salle dédiée à l’extra correspondant (studio photo, salon de meeting, salle autographe…). Un·e membre de notre staff scannera votre ticket, gardera votre preuve d’achat, puis vous pourrez entrer dans la salle pour réaliser votre extra.

A noter : People Conventions ne pourra pas être tenu responsable si votre preuve d’achat ne passe pas au scanner. Attention aux fraudes, la revente et la duplication sont strictement interdites !

J’ai perdu mon extra, que faire ?

Tout billet acheté est sous votre responsabilité, aussi nous ne pourrons être tenus responsables de tout vol ou perte d’un extra en amont ou le jour J de l’événement. Tout extra perdu ne pourra être remplacé par nos soins.

Comment récupérer mes photos prises avec les acteurs ?

Les photos sont imprimées progressivement au fil de la journée et sont mises à votre disposition quelques temps après la prise de vue. Le lieu de récupération vous sera précisé sur le lieu de l’événement. Nous garantissons l’impression avant la fin de l’événement. Nous ne pouvons en aucun cas être tenus responsables si vous ne pouvez récupérer votre photo en cas de départ anticipé de votre part.

Le saviez-vous ? Vous pouvez également recevoir vos photos en JPEG haute définition directement par e-mail ! Nous fonctionnons avec un forfait unique, que vous ayez 1 ou plusieurs photos. Remplissez simplement le formulaire “photo numériques” qui vous est remis au début de l’événement et passez ensuite à la boutique extras pour le déposer et régler. Les photos sont ensuite envoyées dans le mois qui suit l’événement. Notez que les délais peuvent être un peu plus longs dans les périodes où nous enchaînons plusieurs événements, mais que nous faisons notre possible pour vous les envoyer dans les plus brefs délais.

Proposez-vous un service de restauration sur place ?

Nous nous efforçons de négocier avec le lieu de l’événement s’il est possible de mettre en place un menu ou un stand buvette dans l’enceinte de l’événement. Les lieux que nous choisissons sont en général toujours entourés de nombreux lieux de restauration rapide dans lesquels vous pouvez vous rendre. Pour plus de renseignements sur un événement spécifique, nous vous invitons à rejoindre le groupe Facebook correspondant.

Puis-je remettre des cadeaux aux acteur·rices ?

Sauf contre-indication spécifique pour un événement, vous pouvez remettre des cadeaux à votre acteur ou votre actrice préféré·e pendant la session autographe uniquement. Vous devez donc pour cela avoir un ticket autographe.

Le saviez-vous ? Un fanbook officiel est également réalisé pour chaque guest ! Il s’agit d’un album regroupant des mots, des dessins, des lettres de fans. La réalisation de ce fanbook est géré par un·e participant·e tiré·e au sort sur le groupe Facebook officiel de chaque salon ou fanmeet. Pour vous inscrire au tirage au sort, vous devez avoir acheté un pass et un ticket autographe pour le ou la guest dont vous souhaitez réaliser le fanbook.

L’événement est-il filmé ?

Oui ! Nous réalisons pour la plupart de nos événement un DVD officiel. Ces DVD sont réalisés uniquement en accord préalable avec l’équipe des talents présent·es et toutes les images sont soumises à validation. Si nous filmons l’intégralité de l’événement (remise de pass, cérémonie d’ouverture, panels, sessions photos, autographes etc…) certains passages sont susceptibles de ne pas être validés (bien que cela reste rare).

Vous pouvez pré-commander le DVD sur place le jour de l’événement grâce au formulaire qui vous est remis à votre arrivée, qu’il vous suffit de remplir et d’apporter à la boutique extra pour régler votre achat. Les DVD sont également disponibles après l’événement sur une billetterie en ligne (dans la limite des stocks disponibles).

Lorsqu’ils sont prêts, les DVD sont envoyés à l’adresse indiquée sur votre formulaire. Si vous avez changé d’adresse entre temps, merci de nous envoyer un e-mail à ce sujet. Nous vous informons régulièrement sur le groupe Facebook de l’événement à ce sujet, aussi n’hésitez pas à le rejoindre.

Vous avez parcouru notre visite guidée et notre FAQ et vous avez encore des questions ? N’hésitez pas à rejoindre l’un des groupes Facebook de nos événements pour échanger entre participant·es ou à nous contacter directement par e-mail !